Każdego dnia Twoja firma generuje dziesiątki dokumentów. A na nich imiona i nazwiska klientów, ich adresy, numery telefonów lub inne poufne informacje – jako administrator danych osobowych masz obowiązek chronić je nie tylko podczas przechowywania druków, ale również w czasie ich utylizacji. Współcześni przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na profesjonalne niszczenie dokumentów, które gwarantuje najwyższy poziom ochrony danych.
Dlaczego prawidłowe niszczenie dokumentów jest tak ważne w kontekście ochrony danych?
Przedsiębiorstwa codzienne operują poufnymi informacjami, takimi jak dane osobowe klientów, raporty finansowe czy analizy o znaczeniu strategicznym. Jeśli zawierające je dokumenty nie zostaną prawidłowo zniszczone, wrażliwe dane mogą wpaść w niepowołane ręce i zostać wykorzystane w sposób niezgodny z prawem. W konsekwencji na firmę, w której doszło do wycieku, mogą zostać nałożone surowe kary finansowe. Co gorsza, grozi jej utrata zaufania klientów i kontrahentów, które budowała przez lata.
Samodzielna utylizacja czy outsourcing? Które rozwiązanie zapewnia większe bezpieczeństwo?
Konieczność rzetelnego usuwania druków, które nie wymagają dalszego przechowywania, jest bezsprzeczna. Pozostaje jednak pytanie, jak się za to zabrać? Przedsiębiorcy mają dwa rozwiązania do wyboru: mogą utylizować akta samodzielnie lub zlecić niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie.
Usuwanie dokumentów na własną rękę
Samodzielna utylizacja firmowych akt to dobre rozwiązanie w przypadku niewielkiej ilości druków. Aby była ona skuteczna, należy zaopatrzyć się w niszczarkę o klasie niszczenia co najmniej P-4 (DIN 4). Takie urządzenie rozdrobni papier na tak małe ścinki, że odczytanie z nich poufnych informacji będzie niemożliwe.
Warto również zadbać o odpowiednie warunki do niszczenia dokumentów. Nie należy tego robić przy osobach trzecich. Ponadto jeśli osoba wykonująca utylizację musi przerwać to zajęcie, powinna schować druki czekające na swoją kolej.
Outsourcing niszczenia zdezaktualizowanej części archiwum
W przypadku większej ilości dokumentów do usunięcia najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług zewnętrznej firmy. Specjaliści nie tylko zrobią to szybciej, ale również zapewnią całkowite bezpieczeństwo danych. Profesjonalni usługodawcy podczas utylizacji dokumentów stosują międzynarodową normę ISO/IEC 21964. Możesz mieć więc pewność, że dane osobowe Twoich klientów i wrażliwe informacje związane z działalnością Twojego przedsiębiorstwa będą bezpieczne. Ponadto na koniec otrzymasz certyfikat poświadczający efektywną utylizację dokumentacji.
Bezpieczne niszczenie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy wynikający z przepisów dotyczących ochrony danych. Samodzielna utylizacja firmowych druków jest czasochłonna i nie zawsze gwarantuje pełne bezpieczeństwo. Współpraca z profesjonalną firmą utylizującą przedawnione archiwa to gwarancja skutecznej i zgodnej z prawem ochrony poufnych informacji.