Dokumenty generowane w firmie muszą być przechowywane przez kilka czy nawet kilkadziesiąt lat. Przedsiębiorca musi zadbać o zachowanie bezpieczeństwa danych – chronić je przed czynnikami zewnętrznymi, ale również nieupoważnionym dostępem osób trzecich. Jak zoptymalizować procesy przechowywania dokumentacji i przeprowadzić jej utylizację zgodnie z prawem?
Prawidłowa archiwizacja dokumentacji firmowej
Przechowywanie dokumentów w firmie powinno być odpowiednio zorganizowane, a archiwum zabezpieczone. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z dokumentami papierowymi, czy cyfrowymi, muszą one być gromadzone w bezpiecznych miejscach, które spełniają standardy ochrony danych. Lokalizacja ta powinna gwarantować kontrolę dostępu oraz środowisko sprzyjające zachowaniu dokumentacji w idealnym stanie. Należy odpowiednio długo przechowywać dokumenty, aby móc je zniszczyć.
Aby prawidłowo archiwizować dokumentację firmową, dobrym pomysłem może być skorzystanie z profesjonalnych usług outsourcingowych, które świadczy Rhenus Office Systems Poland. Na swojej stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/ firma opisuje, jak to wygląda:
- dostarcza pudła archiwizacyjne,
- odbiera i ewidencjonuje dokumenty,
- przechowuje oraz udostępnia dane,
- brakuje i niszczy,
- raportuje procesy utylizacji.
Zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów, zgodnie z przepisami, dzięki zaawansowanym systemom, które chronią je przed nieautoryzowanym dostępem i uszkodzeniem. Oferuje także niszczenie dokumentacji w profesjonalnych niszczarkach.
Jak przebiegać powinno niszczenie dokumentów?
Kiedy minie czas, w którym obowiązkowe jest przechowywanie dokumentów, pora na ich zniszczenie. Taką usługę można zlecić firmie Rhenus Office Systems Poland. Gwarantuje ona bezpieczeństwo poufnych danych. Na swojej stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/ firma opisuje, jak wygląda proces świadczenia takich usług
Dzięki skorzystaniu z outsourcingu niszczenia dokumentów w Rhenus Office Systems Poland można mieć pewność niezawodności utylizacji i bezpieczeństwa danych.