RODO nakazuje zabezpieczenie danych na każdym etapie przetwarzania. Jednym z nich jest właśnie niszczenie dokumentów. Choć rozporządzenie nie traktuje o nim wprost, przytacza pewne zasady, których należy przestrzegać. Sprawdź, na czym polega utylizowanie dokumentów zgodnie z RODO.
Kiedy można zniszczyć dokumenty?
Niszczenie dokumentów Lubin powinno mieć miejsce niezwłocznie po upływie terminu przedawnienia. Jeśli archiwizujesz dokumenty, których co do zasady nie trzeba przechowywać, powinieneś zniszczyć je natychmiast, gdy tylko utracą swoją wartość. Niszczenie dokumentacji Lubin ma na celu trwałe usunięcie danych osobowych, a do tego właśnie zobowiązuje RODO. Zatem, jeśli w Twoim archiwum zalegają na przykład przedawnione akta osobowe pracowników czy umowy podpisywane z osobami fizycznymi, najwyższa pora je zutylizować.
Jak niszczyć dokumentację w zgodzie z RODO?
W RODO nie znajdziemy szczegółowych informacji na temat tego, jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów. Ustawodawca nie podaje, jakiej niszczarki użyć, jak utylizować ścinki ani jak powinna wyglądać droga z archiwum do zniszczenia. Sporo informacji możemy jednak uzyskać, wczytując się w przepisy. Zgodnie z nimi, na każdym etapie przetwarzania należy zapewnić bezpieczeństwo danych. Niszczenie dokumentów Jelenia Góra polega na:
- wyznaczeniu pracowników odpowiedzialnych za proces – RODO stosuje zasadę minimalizacji, zatem im mniej osób ma dostęp do danych, tym lepiej,
- bezpiecznym transporcie dokumentów – jeśli nie są one niszczone w siedzibie firmy,
- zastosowaniu wysokiej jakości niszczarek – zgodnie z normą ISO/IEC 21964 w odniesieniu do danych osobowych, sprzęt musi posiadać oznaczenie minimum P-4,
- sporządzeniu dokumentacji dotyczącej przebiegu utylizacji – należy w niej zawrzeć informacje dotyczące tego, jakie dokumenty i kiedy zostały zutylizowane.
Niszczenie dokumentacji Jelenia Góra to wieloetapowe zadanie, które wymaga opracowania procedur. Muszą być one zgodne m.in. ze specyfiką działalności firmy.
Porady dotyczące prawidłowej utylizacji dokumentów
Jak sprawić, by utylizacja dokumentów Jelenia Góra była w pełni bezpieczna i zgodna z RODO? Po pierwsze, wprowadź zasadę dotyczącą regularnego niszczenia akt. Przegląd archiwum może mieć miejsce raz w miesiącu – wtedy też usuwamy z niego dokumentację przedawnioną. Utylizacja dokumentów Lubin opiera się też na zastosowaniu odpowiedniego sprzętu. Jeśli korzystasz z niszczarki biurowej, powinna mieć ona oznaczenie “P-4” lub wyższe – są to sprzęty przeznaczone m.in. do utylizacji danych osobowych. Alternatywnym rozwiązaniem są usługi firmy zewnętrznej oferującej bezpieczne niszczenie dokumentów.
Jeżeli zamierzasz działać na własną rękę, powinieneś zatrudnić pracowników, którzy mają wiedzę z zakresu niszczenia danych. Utylizacja dokumentów to z pozoru proste zadanie, ale jeśli wejdziemy w szczegóły, okazuje się, że to niezwykle skomplikowana procedura. Dlatego bazą jest posiadanie odpowiedniej wiedzy i umiejętności wykorzystania jej w praktyce.